Recap livetalk "Bí quyết hệ thống hóa tài liệu khoa học khi bạn là Multi-Project"
"Nếu không quyết liệt thì không còn cách nào khác có thể xây dựng và duy trì văn hoá hướng về kết quả”
Bài chia sẻ được Recap bởi
vàCác bạn có thể xem lại buổi Live talk tại The Recap (Tài liệu hoá & hệ thống hoá)
Dưới đây là một số nội dung nổi bật trong buổi Live talk vừa qua:
Gồm 5 phần chính:
Tổng quan về tư duy hệ thống
Tư duy hệ thống trong quản lý dự án
Từ tư duy đến công cụ, làm sao để chọn đúng?
Có hệ thống, có công cụ, làm sao để sử dụng với tất cả thành viên?
Q&A
Tổng kết thông điệp
1. TỔNG QUAN VỀ TƯ DUY HỆ THỐNG
Khái niệm: Tư duy hệ thống là một cách tiếp cận mang tính holistic (toàn diện) để hiểu và giải quyết các vấn đề phức tạp. Nó khuyến khích chúng ta nhìn nhận mọi thứ như một hệ thống (system) thay vì các bộ phận riêng lẻ, tập trung vào mối liên hệ và tác động giữa các yếu tố trong hệ thống.
Cô Nguyễn Phi Vân từng chia sẻ:
“Đây là cả một quá trình, không phải chuyện một ngày một bữa, và nó là quá trình rất đau đớn, vì lựa chọn và quyết định nhìn bề ngoài có vẻ rất tàn nhẫn. Nhưng nếu không quyết liệt thì không còn cách nào khác có thể xây dựng và duy trì văn hoá hướng về kết quả”.
Tư duy hệ thống là tìm đến gốc rễ của vấn đề thông qua việc truy vấn các câu hỏi “Why A → Why B → Why C” và từ đó đưa ra quyết định cho chính mình.
2. TƯ DUY HỆ THỐNG KHI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Outcome-Oriented Thinking (Tư duy định hướng kết quả): Là một loại tư duy tập trung chủ yếu vào những kết quả hoặc sản phẩm cuối cùng mà bạn muốn đạt được. Nói đơn giản, tư duy này là là suy nghĩ “bắt đầu từ kết thúc” và sau đó xác định các bước cần thiết để đạt được kết quả mong muốn đó.
Ví dụ: Nếu bạn đang nằm trong một dự án, đây là các bước gợi ý:
Xác định là cái kết quả dự án bạn mong muốn là gì? (Suy nghĩ bắt đầu từ kết thúc là xác định các bước cần thiết để đạt kết quả mong muốn).
Sau đó đặt câu hỏi và chủ động liên kết với những người làm việc chung để hoàn thành kế hoạch.
Ghi chép và phổ biến thông tin với các nhân sự liên quan để có chung một tầm nhìn và hình dung chung 1 kết quả.
3. TỪ TƯ DUY ĐẾN CÔNG CỤ, LÀM SAO ĐỂ CHỌN ĐÚNG?
Trước khi bạn muốn chọn một công cụ để quản lý dự án bạn nên xác định mục đích trước
VD: Case study của
- Công cụ Google Drive:
Lưu trữ đa dạng: Excel, Docs, Biểu mẫu
Tần suất truy cập: Truy cập thường xuyên sẽ hiển thị gợi ý trên thanh tìm kíếm
Phổ biến: 100% ai cũng có gmail
Bảo mật: Chỉ cần add vào 1 tệp lớn, các tệp còn lại sẽ tự add vào ( Ngược lại: xoá quyền)
- Liên kết công cụ thành hệ thống:
Sơ đồ tổng quan Folder IC: khi thành viên mới Join team, sẽ biết được trong team bao gồm những team nào và mỗi team có chức năng gì?
Chức năng Folder: nơi lưu trữ, tài liệu event, workshop của IC,...
Tổng hợp link IC: tổng hợp các đường link, file, tạo địa chỉ để dẫn tới đường link đó.
4. LÀM SAO ĐỂ SỬ DỤNG VỚI TẤT CẢ THÀNH VIÊN?
Cần thẳng thắn chia sẻ với nhau, các leader có sự kiên nhẫn với thành viên mới khi join vào team.
Giao tiếp rõ ràng về mục tiêu, tiến độ và rủi ro của dự án với tất cả các bên liên quan.
Sử dụng các kênh giao tiếp phù hợp như email, họp trực tuyến, phần mềm cộng tác.
Luôn cập nhật thông tin và giải đáp thắc mắc kịp thời.
5. Q&A HỎI ĐÁP
1. Recap cuộc sống khác với reflection như thế nào?
Recap (Tóm tắt):
Tập trung vào: Sự kiện, thông tin, và kết quả.
Mục đích: Ghi chép lại những gì đã xảy ra một cách súc tích và khách quan.
Cách thực hiện: Liệt kê các điểm chính, mốc thời gian, và thông tin quan trọng.
Ví dụ:
Tóm tắt một bài báo.
Tóm tắt nội dung cuộc họp.
Viết nhật ký theo ngày.
Reflection (Suy ngẫm):
Tập trung vào: Suy nghĩ, cảm xúc, và bài học kinh nghiệm.
Mục đích: Phân tích, đánh giá và rút ra kết luận từ những gì đã trải qua.
Cách thực hiện: Phân tích nguyên nhân, đánh giá tác động, và rút ra bài học cho tương lai.
Ví dụ:
Suy ngẫm về một trải nghiệm cá nhân.
Đánh giá hiệu quả của một dự án.
Viết nhật ký theo chủ đề.
Tóm lại:
Recap tập trung vào việc ghi chép lại thông tin một cách khách quan, trong khi Reflection tập trung vào việc phân tích và đánh giá trải nghiệm.
Recap phù hợp cho việc ghi nhớ thông tin, trong khi Reflection phù hợp cho việc học hỏi và phát triển bản thân.
Ngoài ra:
Cả Recap và Reflection đều có thể được sử dụng kết hợp với nhau để có được cái nhìn toàn diện về một trải nghiệm.
Lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào mục đích và nhu cầu của bạn.
Đọc thêm bài viết:
2. Thông tin mình đọc xem và nghe thì mình sẽ lưu trữ như thế nào cho hiệu quả?
Xem mục đích là xây dựng THCN, viết → Substack lưu trữ, tool Facebook để lưu trữ và viết.
Đọc-xem-nghe nhưng muốn viết lại mục đích liên kết: tool lưu trữ và liên kết những điều mình vừa hệ thống lại với nhau.
Dùng notion để lưu trữ tất cả mọi thứ → biến nó thành nội dung để chia sẻ lên các nền tảng → ứng dụng
Rõ mục tiêu → tiêu thụ nó như thế nào → next action
3. Khi liên kết Ideas thông tin cho kết quả cuối cùng mình sẽ dùng notion đúng không?
Ứng dụng công cụ nào cũng được nhưng notion sử dụng rất hiệu quả cho cá nhân và tổ chức - nhiều tính năng - có thể hoạt động nhóm nhỏ.
4. Việc hệ thống này không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn là văn hóa tổ chức, thì đối với 1 người làm leader thì làm thế nào để tạo ra một văn hóa hỗ trợ việc chia sẻ, sáng tạo và hợp tác trong việc quản lý tài liệu ạ? Tại vì em thấy việc để người khác cũng "hưởng ứng" văn hóa này không dễ dàng, em thấy chị chia sẻ là mình sẽ là người làm gương, nếu mà mình làm gương rồi mà thành viên vẫn chưa có động lực để hưởng ứng văn hóa này thì sao ạ?
Người leader phải giải thích được: LỢI ÍCH - HẬU QUẢ, đưa ra những GÓC NHÌN VÌ SAO cho member hiểu.
Cho member mốc thời gian để làm quen với văn hoá của team, tổ chức, công ty. Động viên và giúp đỡ, góp ý và nâng cấp ý tưởng của họ tốt hơn.
6. TỔNG KẾT
Tham gia Group The Recap (Tài liệu hoá & hệ thống hoá) để xem thêm những buổi live talk tiếp theo nhé!