“Chill” nhưng vẫn năng suất - 3 bước giúp bạn quản lý năng lượng hiệu quả

Làm sao để "say bye" với "burn-out" và stress? Hãy cùng mình tìm hiểu 3 bước giúp bạn cân bằng giữa công việc và sức khỏe mà vẫn đạt được mục tiêu trong cuộc sống thông qua việc quản lý năng lượng!

Mình đã từng luôn trong trạng thái burn-out…

Thú thật, mình chính là kiểu người luôn nhồi nhét to-do list vào lịch trình dựa trên mức độ khẩn cấp của nó - tác nhân bên ngoài, và thường quên đi năng lượng cá nhân - tiềm lực bên trong. Đã có lúc mình phải làm bài báo cáo trong buổi sáng bởi vì đó là nhiệm vụ ưu tiên và có deadline gấp. Nhưng khi đó, mình không lắng nghe cơ thể của bản thân: buồn ngủ, đói, uể oải. Thế là mình vừa ngủ gật vừa làm báo cáo, dẫn đến thời gian hoàn thành của mình kéo dài đến 4 tiếng, trong khi mình đã từng làm bài báo cáo đó chỉ trong 2 tiếng. Rõ ràng là việc không quan sát và lờ đi năng lượng của bản thân khiến mình vừa lãng phí thời gian mà không đạt hiệu quả, thậm chí ám ảnh trong công việc, sau đó là cảm giác burn-out ập đến rồi tự trách bản thân vì không năng suất.

Mình nhận ra rằng hầu hết chúng ta đều hết sức tận dụng thời gian trong ngày nhưng lại quên “đính kèm” năng lượng phù hợp với bản thân, để rồi stress vì không thực hiện được kế hoạch mà bản thân đề ra. Vậy nên, học cách sắp xếp công việc kết hợp với quản lý năng lượng sẽ giúp bạn “chill” hơn trong công việc với hiệu suất cao.

Quản lý năng lượng là gì?

Trong quyển sách The Power of Full Engagement của Tony Schwartz và Jim Loehr, có bốn loại năng lượng mà tác giả đã lựa chọn để tập trung vào:

• Năng lượng thể chất (body): trạng thái lý tưởng là cơ thể tràn đầy năng lượng.

• Năng lượng cảm xúc (emotion): mục tiêu là cảm thấy được kết nối về mặt cảm xúc

• Năng lượng tâm trí (mind):  trạng thái lý tưởng là tập trung cao độ. 

• Năng lượng tinh thần (spirit): trạng thái lý tưởng đạt được khi hành động phù hợp với những giá trị sâu sắc nhất của chúng ta, và khiến ta cảm thấy có ý nghĩa và mục đích. 

Những nguồn năng lượng đó hoàn toàn có thể được mở rộng và tái tạo. Trong bài viết tiếp theo, mình sẽ chia sẻ cách để nâng cao bốn nguồn năng lượng trong chúng ta.

Về cơ bản, quản lý năng lượng sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa năng suất của bạn trong một khoảng thời gian. Ví dụ như chỉ cần 20 phút sử dụng nguồn năng lượng chất lượng cao (high energy) cũng sẽ có tác dụng tốt hơn rất nhiều so với một hoặc hai giờ năng lượng thấp (low energy) mà bạn dành cho công việc đó. Vậy, việc quản lý năng lượng chính là bạn sắp xếp công việc cần làm dựa trên mức độ (cao, thấp, vừa phải) của cả 4 loại năng lượng trên.

Bạn sẽ đặt ra câu hỏi rằng, vậy khác gì với phương pháp Time Blocking? Cùng là sắp xếp công việc cần làm trong ngày, nhưng Time Blocking - lên kế hoạch chi tiết cho từng phút rảnh rỗi để tăng năng suất, lại chưa tính đến việc phân bố năng lượng của chúng ta. Mỗi công việc đều đòi hỏi mức năng lượng khác nhau. Những việc tốn nhiều năng lượng và đa nhiệm sẽ không thể thực hiện một cách hiệu quả khi năng lượng của bạn đã bị ngốn hết bởi những công việc dư thừa đã được lên kế hoạch trong ngày. Theo thời gian, việc thiếu năng lượng có thể làm giảm năng suất, ngay cả khi có quá nhiều thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết.

“The ultimate measure of our lives is not how much time we spend on the planet, but rather how much energy we invest in the time that we have.” - The Power of Full Engagement, Tony Schwartz and Jim Loehr

(Tạm dịch: Thước đo cuối cùng về cuộc đời không phải là chúng ta dành bao nhiêu thời gian trên hành tinh này, mà là chúng ta đầu tư bao nhiêu năng lượng vào thời gian ta có.)

3 bước giúp bạn quản lý năng lượng hiệu quả

Trước hết, bạn phải hiểu rõ rằng, quản lý năng lượng không dạy bạn phải làm thế nào để kéo dài khoảng thời gian tràn đầy năng lượng, mà là làm thế nào để tận dụng năng lượng một cách tốt nhất.

1. Liệt kê Energy Givers và Energy Drainers của bản thân

Energy Givers là nguồn năng lượng đem lại cho bạn cảm giác vui vẻ, thoải mái và  tích cực, ví dụ như tưới cây, ngắm hoàng hôn, trò chuyện với mẹ,... Energy Drainers là nguồn năng lượng khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, mất tập trung, có thể như nghe than phiền từ bạn bè, lướt mạng xã hội,... 

Việc liệt kê rõ ràng và kiểm soát những hoạt động mang Energy Givers và Energy Drainers sẽ giúp bạn:

• Hiểu rõ chính mình và những gì mình đang làm

• Bảo vệ “đứa trẻ trong bạn” khỏi những tổn thương về tinh thần

• Tiết kiệm thời gian hơn

• Tránh rơi vào trạng thái burn-out, căng thẳng

• Dễ dàng sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp với mức năng lượng trong ngày của bạn. Đây được xem là nền tảng cho việc quản lý năng lượng hiệu quả.

  Ví dụ như bạn biết rằng việc đi tắm là energy giver thì bạn sẽ chọn đi tắm vào lúc năng lượng của bạn ở mức “low”, có thể là vào sáng sớm hoặc chiều tối để bản thân được tiếp thêm năng lượng, đưa mức năng lượng về trạng thái “high”.

Sau đây là một số câu hỏi giúp bạn dễ thực hiện hơn:

Energy Givers

• Bạn đã từng làm những hoạt động tích cực nào ở thời thơ ấu?

• Những thói quen nhỏ nào khiến bạn cảm thấy vui vẻ, thoải mái, tích cực? (tưới cây, ngắm bầu trời, đi dạo,...)

• Hãy nhớ lại những giây phút bạn năng suất, trước đó bạn đã làm gì? (viết to-do list, sắp xếp bàn học,...) Môi trường làm việc ra sao? (gọn gàng, yên tĩnh,...)

• Hãy nghĩ về thời điểm bạn hoàn toàn say mê với một nhiệm vụ hoặc dự án. Điều gì đã tiếp thêm năng lượng và sự tập trung của bạn?

• Hãy quan sát những người trong cuộc sống của bạn. Ai là người truyền cảm hứng cho bạn? Điều gì ở họ khiến bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng? (nói chuyện nhẹ nhàng, cười tươi,...)

Energy Drainers

• Những hoạt động nào mà bạn cảm thấy sau khi làm xong, bạn thường uể oải, mệt mỏi?

• Hãy nhớ lại những lần bạn tiếp xúc với mọi người. Có ai khiến bạn cảm thấy khó chịu hay mệt mỏi không? Hành động hay suy nghĩ của họ như thế nào? (hay đổ lỗi, than phiền mọi thứ, ...)

• Hãy nhớ lại những khoảnh khắc bạn cảm thấy mệt mỏi. Nguyên nhân của chúng đến từ đâu?

• Thói quen nào khiến bạn hay trì hoãn? (lướt mxh, đọc báo, chơi game,...)

Đây là danh sách Energy Givers và Energy Drainers của mình, bạn có thể tham khảo nhé!

Hãy comment phía dưới để chia sẻ về Energy Givers và Energy Drainers của bạn nhé!

Khi đã hiểu được Energy Givers và Energy Drainers, chúng ta cần gia tăng tần suất làm những điều mang lại năng lượng tích cực, và hạn chế, thậm chí là không làm những hoạt động mang năng lượng tiêu cực. 

Còn với những hoạt động tiêu cực không thể kiểm soát như kẹt xe, thời tiết,... bạn có thể kết hợp chúng với hoạt động tích cực hoặc “sạc lại” năng lượng của mình bằng những hoạt động tích cực, ví dụ như: khi kẹt xe, bạn có thể đeo tai nghe và bật một bài nhạc ballad; hay sau khi đi về giữa thời tiết quá nóng, thay vì ngủ một giấc dài buổi trưa thì bạn nên ngồi nghỉ vài phút rồi đi tắm để thoải mái hơn.

2. Đặt ra giới hạn của bạn trong công việc

Hiện nay, có rất ít người chủ động đặt ra giới hạn trong công việc và thường có xu hướng “cố thêm chút nữa” để rồi gây cạn kiệt năng lượng của chính họ. 

Cho nên, một điều thú vị trong cuốn sách Effortless của Greg McKeown gợi ý rằng, bạn nên tạo ra ranh giới cụ thể cho cả số lượng tối thiểu và tối đa trong một ngày nhất định đối với các ưu tiên quan trọng của mình. Ví dụ, để đạt được mục tiêu doanh số bán hàng, bạn cần đảm bảo mỗi ngày có ít nhất là 5 cuộc gọi bán hàng, nhưng không được vượt quá 10 cuộc gọi bán hàng. 

Việc đặt ra những ranh giới này có thể giúp bạn chịu trách nhiệm về mục tiêu của mình, đồng thời quản lý năng lượng tốt hơn, làm giảm tình trạng kiệt sức của bạn. Bạn vẫn có thể tiếp tục đi đúng hướng, ngay cả trong những ngày năng lượng thấp.

Khi đặt ra giới hạn ở mức thấp, bạn cần lựa chọn khối lượng công việc sao cho không có cảm giác như đang "dừng lại". Còn khi xác định các giới hạn ở mức cao, hãy nghĩ xem bạn cần đặt mức độ công việc như thế nào để khi đạt được mục tiêu đó, bạn sẽ thấy thỏa mãn với hiệu suất của bản thân, nhưng không được ảnh hưởng đến thời gian nghỉ ngơi và hồi phục năng lượng. 

Ví dụ, bạn có thể tập thể dục ít nhất hai lần/tuần và không được quá năm lần/tuần để bạn có đủ thời gian tập luyện và cũng có thời gian cho các ưu tiên khác của mình như dành thời gian cho gia đình hoặc công việc cá nhân. Những ranh giới này hoàn toàn có thể thay đổi theo thời gian, tăng giới hạn lên hoặc hạ xuống tùy vào mỗi giai đoạn cũng như mục tiêu của bạn. 

3. Lập biểu đồ năng lượng cá nhân

Để lập biểu đồ năng lượng cá nhân một cách chính xác nhất, bạn cần dành thời gian khoảng ba ngày để quan sát và lắng nghe cơ thể của mình: 

• Bạn đã làm những công việc gì? Trong khoảng thời gian nào? Mức độ hoàn thành ra sao? Kết quả đạt được như thế nào?

• Trong thời gian đó, bạn thấy cơ thể của mình ra sao, cảm xúc và tinh thần như thế nào? 

 Hãy ghi chép cẩn thận trong ba ngày, sau đó bạn có thể tự thiết kế biểu đồ năng lượng của bản thân, với 3 mức độ năng lượng là High - Medium - Low (Cao - Vừa phải - Thấp)

Tham khảo mẫu template tại đây

Sau khi điền xong mức năng lượng, việc còn lại là bạn cần điền các hoạt động hàng ngày của bản thân sao cho phù hợp với mức năng lượng của bạn. Đừng quên tham khảo các hoạt động mang Energy Givers ở bước 1 nhé!

Mình có một số gợi ý như sau:

• Những lúc High Energy, bạn có thể sắp xếp khối lượng công việc quan trọng và khó khăn để thực hiện nó. 

  Ví dụ như với những task thiết kế, mình sẽ đặt vào thời điểm buổi sáng hoặc chiều để không bị buồn ngủ và đó cũng là công việc mình yêu thích. Buổi tối là lúc mình có nhiều năng lượng nhất, mình sẽ đặt những công việc khó và cần suy nghĩ hơn, ví dụ như viết content, làm tiểu luận,... Mình cũng đặt khung giờ Deep Work vào mỗi buổi tối bởi có sự yên tĩnh, không có việc gián đoạn cũng như thời tiết khá mát mẻ.

• Với những lúc năng lượng ở mức trung bình, bạn có thể chọn những công việc nhẹ nhàng hơn, không cần tư duy quá nhiều hoặc có tính chất lặp lại, ví dụ như soạn giáo án, gửi email,...

• Khoảng thời gian Low Energy chính là lúc bạn cần đặt những hoạt động nghỉ ngơi, thư giãn sau khoảng thời gian làm việc căng thẳng. Lưu ý rằng, trong trạng thái Low Energy, bạn không nên thư giãn bằng những hoạt động mang Energy Drainers, ví dụ như lướt mạng xã hội mà thay vào đó là các hoạt động Energy Givers để hồi phục lại năng lượng của mình. 

Ngoài ra, hãy cố gắng tuân thủ nguyên tắc nghỉ ngơi trong giai đoạn Low Energy. Vì mình biết rằng nhiều bạn thường có xu hướng trong trạng thái “quá mood”, làm việc quên cả thời gian hay cố để làm cho xong. Thực chất rằng bạn chỉ đang trong trạng thái năng lượng tinh thần cao, nhưng năng lượng cơ thể lại ở mức thấp. Điều này đã vi phạm nguyên tắc vàng của việc quản lý năng lượng chính là hòa hợp cả 4 nguồn năng lượng bên trong cơ thể. Có như thế thì bạn mới thực sự quản lý năng lượng bản thân hiệu quả.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ bí kíp mình đã học được để quản lý năng lượng hiệu quả. Về bản chất, phương pháp này nhắc nhở bạn cần phải phân chia công việc trong ngày sao cho phù hợp với năng lượng của bản thân, chứ không phải dựa trên mức độ khẩn cấp của công việc, đồng thời xây dựng một khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý để khôi phục lại năng lượng. Chính yếu tố đó sẽ giúp bạn làm việc năng suất hơn gấp nhiều lần, để mỗi một giây trôi qua đều không bị phí hoài.

Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm thông tin về biểu đồ năng lượng, hãy direct với mình tại đây nhé.

Tác giả: Quỳnh Anh - Content creator tại bản tin Insightful Creations.

.